AI活用事例DX推進業務効率化
生成AIがプロジェクト管理を激変！議事録作成70%短縮＆報告書工数60%削減の具体的手法
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「人手が足りない」「業務効率化したいけど何から始めればいいかわからない」
—こんな悩みを抱える企業は珍しくありません。経済産業省の調査によると、日本企業の約7割が人手不足を経営課題として挙げています。特に中小企業ではその傾向が顕著です。
時代は急速に変化しており、デジタル化の波に乗り遅れた企業は、競争力を失うリスクに直面しています。しかし、高度なIT技術を導入するには専門知識やコストがかかると思われがちです。
ここで登場するのが「生成AI」です。ChatGPTlinkやGeminilink、Claudlinkeなどの生成AIは、特別な技術知識がなくても、誰でも簡単に使いこなせるツールとして注目を集めています。
プロジェクト管理における生成AIの活用は、まさに「少ないリソースで最大の効果を生み出す」という現代のビジネスニーズにぴったりマッチするのです。
「AI」と聞くと難しそうに感じますが、実はとてもシンプルです。生成AIとは、人間のように文章や画像、動画などを「創り出す」ことができるAIのこと。大量のデータから学習し、人間らしいアウトプットを生み出します。
| 生成AIでできること | 具体例 |
|---|---|
| 文章作成 | ブログ記事、SNS投稿、メルマガ |
| 画像生成 | バナー、イラスト、商品イメージ |
| アイデア出し | キャッチコピー、企画案、質問回答 |
| 文章編集 | 校正、要約、翻訳 |
総務省の「令和5年版情報通信白書link」によると、生成AIの導入検討企業は1年で3倍に増加しているとのこと。ビジネスにおいて「使わない選択肢」が急速になくなりつつあります。
関連▼AIはChatGPTだけじゃなかった！多方面に活躍する生成AIたち
生成AIは、プロジェクト管理のさまざまな場面で活躍します。具体的にどのような業務に役立つのか見ていきましょう。
| 業務 | 従来の方法 | 生成AI活用 | 時間削減率 |
|---|---|---|---|
| 会議の議事録作成 | 手動でメモ・整理 | 音声を自動文字起こし・要約 | 約70% |
| タスク整理・優先順位付け | 手作業でリスト化 | 指示だけで自動整理・提案 | 約50% |
| 報告書・資料作成 | 一から文章作成 | 骨子を自動生成・編集 | 約60% |
| スケジュール調整 | メールや電話でのやり取り | AIが最適日程を提案 | 約40% |
中小企業では一人が複数の役割を担うことが多く、業務効率化の恩恵は計り知れません。
実際、多くの企業では、生成AIの導入により、これまで1日かかっていた業務が半日で終わるようになったケースも報告されています。
「会議の議事録作成が苦手で時間がかかる」という悩みも、生成AIが解決します。会議の音声を録音し、それを生成AIに文字起こし・要約してもらうことで、10分の会議なら約3分で議事録が完成します。人間が書くより簡潔で分かりやすいと評価されることも少なくありません。
スケジュール調整においても、生成AIが貢献します。「来週中に5人のチームメンバーが全員参加できる2時間のミーティング時間を探して」と指示するだけで、AIがメンバーのカレンダーを分析し、最適な日程を提案してくれます。
関連▼AIが生み出す業務効率化の秘密とは？
プロジェクト管理をさらに効率化したいなら、汎用的な生成AIだけでなく、プロジェクト管理に特化したAIツールの活用がおすすめです。IDC Japanlinkの調査によると、プロジェクト管理特化型AIツールを導入した企業の87%が「期待以上の成果を得られた」と回答しています。
特に注目すべきプロジェクト管理特化型AIツールを3つご紹介します！
タスク管理ツールとして人気のAsanaに搭載されたAI機能。プロジェクトの進捗状況を自動分析し、遅延リスクを事前に警告してくれます。また、似たようなタスクを自動でグループ化し、作業効率を向上させる機能も備えています。中小企業向けプランは月額約1,000円から利用可能です。
文書作成からタスク割り当てまで、プロジェクト管理のあらゆる場面でAIがサポート。特に強力なのは「自動レポート生成機能」で、プロジェクトの現状を一目で理解できるレポートを瞬時に作成します。導入企業の平均で、報告書作成時間が65%削減されたというデータもあります。
直感的な操作性と高度なAI機能を兼ね備えたプロジェクト管理ツール。AIがチームメンバーの作業負荷を分析し、最適なタスク配分を提案してくれます。「誰が何をやるべきか」を自動で判断するため、マネージャーの負担が大幅に軽減されると好評です。実際、導入企業では管理職の業務時間が週あたり平均6時間削減されたというデータがあります。
これらのツールは、いずれも無料トライアル期間があるため、自社に合ったものを試してから導入を決めることができます。重要なのは、ツールの機能だけでなく、自社のワークフローに合ったものを選ぶことです。
関連▼今すぐに導入できる！無料＆低コストのAIってあるの？
生成AIの導入は、実は思ったよりもハードルが低いのです。誰でも今日から始められる3つのステップをご紹介します。
まずは無料版のAIツールから始めましょう。ChatGPTlinkやMonicalinkなどは基本機能が無料で利用できます。登録はメールアドレスだけで完了します。
いきなり全ての業務をAIに任せるのではなく、まずは「会議の要約作成」や「簡単なメール文の作成」など、小さなタスクから始めましょう。例えば、「今日の営業会議の内容をまとめて、3つの重要ポイントと次回までのアクションアイテムを箇条書きにして」などです。
成功体験を積み重ねながら、少しずつAIの活用範囲を広げていきましょう。プロジェクト計画書の作成、リスク分析、進捗レポートの生成など、より複雑なタスクにも対応できるようになります。
関連▼中小企業こそAIを活用しよう！競合に遅れを取らないためすること
生成AIの導入は多くのメリットをもたらしますが、注意すべき点もあります。IPAの調査によると、AI導入に失敗した企業は次の3つのポイントを見落としていました。
生成AIは万能ではありませんが、正しく活用すれば大きな武器になります。導入前にこれらのリスクと対策を理解しておくことで、失敗を避け、最大限のメリットを得ることができるでしょう。
関連▼データプライバシー対策で87%のリスク削減！安全な生成AI活用のカギ
プロジェクト管理における生成AI活用は、もはや「選択肢」ではなく「必須」になりつつあります。人手不足や業務効率化に悩む企業にとって、生成AIは強力な味方になってくれるでしょう。
最初の一歩を踏み出すのに、大きな投資や専門知識は必要ありません。今日から始められる小さな取り組みが、やがて大きな変革につながります。
しかしAIツールは様々で多様にあり、「何を使えばいいかわからない…」そんな方は、ぜひAIナビにお気軽にご相談ください！